Home Care

Como captar mais pacientes para a minha empresa de Home Care

Dono de empresa de home care sorrindo, com o tablet na mão, em meio à equipe
Comercial e captação

Como captar mais pacientes para a minha empresa de Home Care

A família que pede um orçamento hoje costuma pedir a outras duas no mesmo dia. Quem responde primeiro faz a visita; quem entende o caso e envia a proposta em horas fecha o contrato. Um guia para o dono da empresa, para quem capta sozinho e para quem já remunera um captador.

Uma conversa franca com quem está à frente de empresas de atenção domiciliar, empresas de cuidadores e cooperativas de saúde. Escrito para o dono da empresa e para a área comercial lerem juntos.

Dono de empresa de home care sorrindo, com o tablet na mão, em meio à equipe
A dor de quem opera

A família pediu três orçamentos hoje. O seu foi o segundo a chegar?

Terça-feira, dez da noite. Uma filha manda mensagem no WhatsApp da empresa: o pai teve alta, precisa de cuidador em casa, quer saber quanto custa.

O dono da empresa vê a mensagem de manhã, entre uma visita e uma folha de pagamento. Responde ao meio-dia pedindo mais detalhes. A filha já falou com outra empresa, que ligou às oito e agendou a visita para a tarde. O orçamento sai dois dias depois, feito em um editor de texto, enviado por e-mail. A família não responde. Ninguém sabe se achou caro, se o convênio negou, se fechou com o concorrente ou se apenas demorou demais.

No fim do mês, a empresa não sabe quantos contatos recebeu, de onde vieram, quanto tempo levou para responder a cada um e por que perdeu os que perdeu. A captação existe, mas não é um processo: é a memória de quem atendeu o telefone.

Paciente idoso no leito do hospital, com cateter de oxigênio, aguardando a alta
O pai teve alta e a família precisa de cuidado em casa. Ela decide em horas, entre duas ou três propostas: quem chega primeiro com entendimento do caso sai na frente.
Onde a captação se perde O que acontece O que a empresa deixa de saber
No primeiro contato A mensagem chega fora do horário, cai em um celular pessoal e é respondida no dia seguinte. Quanto tempo levou para responder.
No entendimento do caso Perguntas por mensagem, sem visita, sem classificação de complexidade ou grau de dependência. Se a proposta cabe no que o paciente precisa.
Na proposta Orçamento montado à mão, sem o padrão visual da empresa, enviado dias depois. Quanto tempo do contato até a proposta.
No acompanhamento Ninguém cobra a resposta da família; a proposta envelhece na caixa de saída. Quem está com o caso e desde quando.
Na decisão A família some ou fecha com outro. O motivo não é registrado. Por que perde e por que ganha.

Captar paciente é um processo moroso, cuidadoso e competitivo. A cada dia surge uma nova empresa de atenção domiciliar, e cada uma delas disputa a mesma família, no mesmo dia, pelos mesmos canais. O posicionamento começa antes do contato, na apresentação da empresa, no portfólio, no site e nas redes sociais. Mas a diferença se decide quando o contato chega, em quatro momentos: a resposta rápida, o entendimento de quem é o paciente, a rápida elaboração da proposta e um acompanhamento diferenciado do processo.

Nota do diretor

Quando um dono de empresa me diz que precisa de mais leads, eu peço para ver o que ele fez com os últimos vinte. Quase sempre não existe registro: nem a data em que chegaram, nem quem respondeu, nem o motivo de cada perda. Antes de comprar anúncio, arrume o funil. Lead que chega e não é atendido em minutos é dinheiro pago ao concorrente.

Diretor de home care em pé, falando com a equipe em uma reunião
O cenário

Um mercado que cresce e uma concorrência que nasce todo dia.

A demanda existe. O que falta, na maioria das empresas, é um processo que transforme contato em paciente.

O Sebrae, ao orientar quem quer montar um home care, cita o Censo NEAD-FIPE 2021/2022: cerca de 346 mil pacientes atendidos em atenção domiciliar no país, mais de 103 mil profissionais empregados e 1.167 serviços de atenção domiciliar registrados, com o setor movimentando aproximadamente R$ 12,3 bilhões por ano. A população com 65 anos ou mais cresceu 57,4% entre 2010 e 2022. Nas palavras do próprio material, o que não falta é gente precisando de atendimento domiciliar.

A mesma fonte recomenda uma estratégia híbrida de divulgação: contato pessoal em consultórios, hospitais e farmácias; site profissional com informações detalhadas e perfis ativos nas redes sociais; e o boca a boca, apontado como uma das formas mais eficientes de captação.

Equipe clínica de braços cruzados, com jalecos e estetoscópios
A família compara empresas pelo que vê antes de ligar: site, redes, portfólio e a equipe apresentada.
O que dizem as pesquisas sobre tempo de resposta

Um estudo publicado pela Harvard Business Review em 2011, que auditou o tempo de resposta de 2.241 empresas a leads recebidos pela internet, encontrou um tempo médio de 42 horas; apenas 37% responderam na primeira hora e 23% nunca responderam. As empresas que fizeram contato em até uma hora tiveram quase sete vezes mais chance de qualificar o lead do que as que esperaram mais. O estudo é de outro setor, mas a lógica é a mesma da atenção domiciliar: a família que pediu orçamento está, naquele momento, falando com todas as empresas que encontrou.

Antes do contato chegar

Posicionamento: o que a família vê antes de decidir ligar.

A captação começa na apresentação da empresa. Seis frentes que o dono precisa ter resolvidas, com ou sem equipe de marketing.

Site que responde às perguntas da famíliaO que a empresa faz, para quem, em quais regiões, quais profissionais, como funciona a avaliação e como pedir um orçamento. Um botão de contato visível em todas as páginas.
Instagram e redes com prova de trabalhoRotina real da equipe, orientações de cuidado, depoimentos autorizados de famílias. Conteúdo que mostra o cuidado converte mais do que arte institucional.
Google e busca localFicha da empresa completa, com endereço, telefone, horário e avaliações. A família que pesquisa “home care” com o nome da cidade precisa encontrar a empresa na primeira tela.
Portfólio institucional prontoApresentação em PDF com serviços, equipe, diferenciais, regularidade sanitária e formas de contratação, pronta para ser enviada no primeiro contato, sem montar nada na hora.
Rede de indicação ativaMédicos, equipes de desospitalização dos hospitais, convênios, farmácias, fisioterapeutas e as famílias já atendidas. Cada um deles precisa saber como encaminhar um paciente para a empresa.
Regularidade como argumentoLicença sanitária, responsável técnico, registro no CNES e conformidade com a RDC 917/2024 da Anvisa. A família e o convênio perguntam; a empresa que mostra na hora ganha confiança.
Como usar na rotina

Cada uma dessas frentes precisa levar ao mesmo lugar: um único canal de entrada de contatos, com registro. Site, bio do Instagram, WhatsApp Business, anúncios e assinatura de e-mail apontam para o mesmo link de captação, e todo contato nasce registrado, com origem, data e horário. É isso que permite saber, no fim do mês, qual canal traz contato e qual canal traz paciente.

Quando o contato chega

Os quatro momentos que decidem a captação, com responsável e prazo.

Cada momento tem uma data, um responsável e um prazo de resposta (SLA). Sem os três, a captação depende de quem se lembra de cada caso.

Momento O que a empresa faz Responsável Prazo sugerido
1. Recebimento do contato Responde pelo canal que a família escolheu, confirma quem é o paciente e agenda o próximo passo. Comercial ou o próprio dono Minutos no horário comercial; até uma hora fora dele.
2. Conhecimento do paciente e do caso Visita de avaliação, formulário de avaliação de cuidados, complexidade, grau de dependência, preferências da família e endereço. Enfermagem Até 24 horas do primeiro contato.
3. Envio da proposta Orçamento com o padrão visual da empresa e margem estimada conferida, enviado por e-mail e WhatsApp, com o material institucional. Comercial Horas após a avaliação, não dias.
4. Acompanhamento da proposta Contato de retorno com data marcada, resposta cobrada no prazo e decisão registrada: aprovada ou recusada, com motivo. Comercial, com auditoria da coordenação Retorno em 48 horas; decisão em até 7 dias.
Fluxograma · Captação inicial: do contato ao entendimento do caso
CanaisSite, Instagram, WhatsApp Business, anúncios, indicação

Link de captaçãoFormulário público do +Vidas Business, com a logomarca da empresa

Registro automáticoCaptação de Pacientes: Captação Externa = Sim, origem, data e horário

Alerta na horaCaptação externa de paciente: e-mail, WhatsApp, SMS, push

1. Resposta rápidaWhats ou E-mails pelo canal escolhido; classificação Em Análise; tarefa com SLA

2. Visita de avaliaçãoFormulário de avaliação de cuidados, grau de dependência, complexidade, PAD

Caso entendidoRegistro completo do candidato; Mapa de profissionais próximos; pronto para orçar
Contato por telefone ou presencial entra pelo botão Novo da mesma tela e segue o mesmo caminho. Família que já pediu orçamento: o registro existente é reaproveitado.
Atenção

Os prazos acima são uma referência de partida, não uma regra do sistema. Cada empresa define o próprio SLA de acordo com a complexidade dos casos e o tamanho da equipe. O que não pode variar é a existência de um prazo, de um responsável e de um registro da data em cada etapa.

Nota do diretor

O erro mais comum que eu vejo é tratar o orçamento como o fim do trabalho comercial. O orçamento enviado é o meio. A família não decide sozinha: ela decide com quem liga no dia seguinte perguntando se ficou alguma dúvida, com quem explica o convênio, com quem oferece a visita de ambientação antes de assinar. Acompanhamento não é insistência; é cuidado antes do cuidado.

Os recursos, um a um

Como o +Vidas sustenta os quatro momentos, do link ao paciente ativo.

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Business › Captação de Pacientes · formulário público do link · Sistema › Configuração de Alertas

Resposta rápida: o lead se cadastra sozinho e a equipe é avisada na hora

O +Vidas disponibiliza, pelo módulo +Vidas Business, um link de captação que a área comercial insere onde quiser: no site, na bio do Instagram, no WhatsApp Business, nos anúncios, na assinatura de e-mail. O formulário abre com a logomarca da empresa e o título Solicitação de Informações para envio de Orçamento, em três blocos: identificação do contato (responsável, grau de relacionamento, telefone e WhatsApp, e-mail, origem do contato e preferência de contato), dados do paciente (nome, idade, sexo, endereço, tipo de cuidado, grau de dependência e observações) e preferências de atendimento (sexo e idade do profissional, animais na residência, pessoas na casa e observações).

Formulário público do +Vidas Business: blocos Identificação do Contato e Dados do Paciente, com a logomarca da empresa
O formulário do link, com a logomarca da empresa: a família preenche, escolhe a origem do contato e como prefere ser respondida. Base de demonstração.
Formulário público do +Vidas Business: tipo de cuidado, grau de dependência e preferências de atendimento
Tipo de cuidado, grau de dependência e preferências de atendimento chegam registrados antes da primeira ligação.

O registro entra na Captação de Pacientes com Captação Externa = Sim, com a origem escolhida pela própria família e com o usuário de criação identificado como Captação de Pacientes Externos. Nenhum lead é digitado pela equipe. A família que pede orçamento mais de uma vez não precisa virar um novo cadastro: o registro existente é reaproveitado e classificado como contato recorrente. Contatos recebidos por telefone ou presencialmente entram pelo botão Novo da mesma tela.

Como usar na rotina

Ative em Sistema › Configuração de Alertas o evento +Vidas Business - Captação externa de paciente, com os canais E-mail, WhatsApp, SMS, Notificação interna ou Push +Vidas Care e os destinatários da área comercial. O primeiro momento começa no minuto em que o formulário é enviado, e não quando alguém abre a tela. A resposta sai pelos botões Whats e E-mails da própria Captação, no canal que a família escolheu, e o registro é classificado como Em Análise.

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Registro do candidato: Diagnósticos, PAD, Formulários Personalizados, Estado Clínico, Mapa · +Vidas Care

Entendimento do caso: tudo registrado antes da admissão

O registro do candidato tem a mesma estrutura do Cadastro de Pacientes, para que nada precise ser digitado de novo na admissão: dados pessoais, endereço com latitude e longitude, telefones com a marcação Possui WhatsApp, dados para atendimento (complexidade, situação jurídica, médico responsável, programa de atendimento, grau de dependência), preferências e referências para o atendimento, responsável legal e a documentação digital do candidato (carteira do convênio, laudos, relatórios), armazenada no GED desde a captação.

Com os recursos Diagnósticos, PAD (Plano de Atenção Domiciliar), Formulários Personalizados (a visita de avaliação de cuidados, preenchida no registro ou pelo +Vidas Care) e Prescrições/Solicitações, a equipe assistencial registra o entendimento do caso ainda na captação. O botão Mapa (Profissionais Próximos) mostra, a partir do endereço, quais profissionais moram perto do candidato, antes mesmo da proposta.

Enfermeira segurando o celular com o aplicativo aberto
A avaliação de cuidados feita na visita, pelo aplicativo, já fica no registro do candidato.
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Registro do candidato › botão Orçar · Orçamentos › Gestão de Orçamentos · botões E-mails e Whats

Proposta em horas: orçamento com o layout da empresa, por e-mail e WhatsApp

O botão Orçar abre a Emissão de Orçamento com o candidato já selecionado; os orçamentos emitidos ficam no recurso Orçamentos do próprio candidato. O orçamento sai em PDF com o layout da empresa (logomarca, cores e estrutura configurados pela equipe técnica da Hope Solution a partir do material gráfico da empresa) e é enviado pelos botões E-mails (Enviar Orçamento, com corpo personalizável e variáveis como %Cliente%, %Numero% e %Validade%) e Whats (Envio de Orçamento para o Contratante, pela Integração WhatsApp).

Enviado, o orçamento é remetido à aprovação pelo botão Aprovação (status Aguardando Aprovação), e o registro do candidato é classificado como Proposta Enviada. Os alertas Orçamento Emitido e Orçamento Enviado para aprovação avisam os destinatários configurados.

Orçamento com estimativa de lucratividade: o paciente vale a pena?

Antes de enviar a proposta, a pergunta que o dono precisa responder é simples: este paciente vale a pena para a empresa? Fechar rápido não pode significar fechar no prejuízo. Na negociação por telefone, é comum a empresa ceder no valor para não perder a família e só descobrir no fim do mês que aquele contrato não paga o custo dos profissionais, dos insumos e do deslocamento. No +Vidas, com receita e custo cadastrados na Tabela de Preço, os relatórios Estimativa de Lucratividade Sintética e Analítica mostram a margem estimada de cada orçamento antes de a proposta ser aprovada. O dono da empresa responde à pergunta com número: decide o desconto sabendo quanto sobra, aceita ou recusa o caso com base na margem, e não descobre depois.

Por que o layout importa

A família recebe duas ou três propostas no mesmo dia. A que chega em PDF, com a marca da empresa, os serviços descritos e a validade clara, é lida como proposta de uma empresa organizada. A que chega em texto solto no WhatsApp é lida como estimativa. O mesmo valor, apresentado de formas diferentes, tem chances diferentes.

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Tarefas › Tipos de Tarefas · Gestão de Tarefas · Minhas Tarefas · Auditoria de Tarefas · Cadastro de Pacientes › Contatos

Acompanhamento com SLA: quem responde, em quanto tempo, e o que a família disse

Em Tarefas › Tipos de Tarefas, a empresa cadastra uma tarefa para cada evento da captação, com Prazo/SLA em horas, Grupo (por exemplo, Captação de Pacientes), Ordem de Execução, Usuários Designados (quem executa) e Usuários Auditores (quem confere). Com Gerar Automaticamente = Sim e o campo Gerar Quando, a tarefa pode nascer sozinha quando o evento ocorre no sistema; com Tarefas Sequenciais, o término de uma etapa gera a próxima para outro responsável, inclusive de outro setor: responder ao lead (comercial), visita de avaliação (enfermagem), emitir e enviar a proposta (comercial), retorno da família (comercial, com auditoria da coordenação).

Em Gestão de Tarefas, a coluna Atraso (min) mostra quanto cada etapa passou do limite; em Minhas Tarefas, o executor inicia e conclui; em Auditoria de Tarefas, o auditor valida. Os alertas Nova Tarefa Atribuída, Nova Tarefa Disponível e Nova Tarefa para Auditar avisam cada responsável no canal escolhido. Cada contato com a família fica no recurso Contatos do registro, e as respostas pelo WhatsApp integrado ficam no histórico.

Saiba antes da família

O tempo de resposta não é uma impressão: é a diferença entre a Data Criação do candidato e o Início da primeira tarefa. O tempo de proposta é a diferença até a Data Emissão do orçamento. Com esses dois números por mês, a direção sabe onde a captação está perdendo.

O item mais importante

Envio da proposta e assinatura do contrato: onde a captação mais demora e mais se perde.

A família decidiu. E então começa a parte que ninguém mede: o contrato.

Na rotina manual, o contrato é um modelo em editor de texto preenchido do zero a cada família: nome, documentos, endereço, valores, datas. Alguém confere. Exporta para PDF. Envia por WhatsApp ou e-mail. A família precisa imprimir, assinar, fotografar ou escanear e devolver, ou esperar a visita de alguém com o papel. Isso leva dias. Nesse intervalo, a proposta esfria, outra empresa liga, o convênio muda a resposta, o paciente é internado de novo.

E quando o documento volta, ele é salvo “em alguma pasta”: no computador, no e-mail, no WhatsApp. Um dado digitado errado no contrato passa despercebido. Uma versão antiga é assinada. Meses depois, ninguém localiza o contrato daquele paciente. A assinatura manual é a etapa que mais atrasa o início do atendimento e a que menos aparece nos indicadores, porque ninguém registra quanto tempo ela levou.

Casal sentado no sofá de casa, sorrindo, lendo e assinando no tablet
A família recebe a proposta e o contrato no celular ou no tablet, em casa, e assina na hora. O atendimento começa antes de a decisão esfriar.
Assinatura manual

O que a família e a empresa vivem hoje

Contrato preenchido à mão a cada paciente, com margem de erro. Envio por WhatsApp ou e-mail e espera pela impressão, pela assinatura e pela devolução. Cobrança feita por alguém da equipe, várias vezes. Dias entre o “sim” da família e o primeiro plantão. Documento assinado guardado fora do sistema, sem vínculo com o paciente e sem controle de validade.

Proposta e contrato no +Vidas

O que muda com o orçamento integrado e o +Vidas Sign

O orçamento sai do registro do candidato com o layout da empresa, com a margem estimada conhecida pelos relatórios de Estimativa de Lucratividade, e vai por e-mail e WhatsApp. Aprovado, é convertido em contrato pelo botão Converter em Contrato, já pré-preenchido com os dados do orçamento e do cadastro: ninguém digita nada do zero. O contrato é enviado para assinatura eletrônica pelo +Vidas Sign, com validade jurídica no padrão ICP-Brasil, e a família assina pelo celular, direto no WhatsApp, sem e-mail e sem cadastro prévio. O Painel de Gerenciamento mostra cada documento como Enviado, Assinado, Não assinado ou Expirado, com cobrança automática dos pendentes por e-mail e WhatsApp e alerta de vencimento. O documento assinado é armazenado automaticamente no cadastro do paciente, no Painel Geral e no GED.

Fluxograma · Captação final: da proposta à assinatura e ao paciente ativo
3. OrçarEmissão de Orçamento a partir do candidato, com o layout da empresa e a estimativa de lucratividade antes de enviar

EnvioE-mails e Whats; status Aguardando Aprovação; classificação Proposta Enviada

4. AcompanhamentoContatos registrados, tarefa de retorno com SLA, cobrança no prazo

Decisão da famíliaBotão Aprovar do orçamento
Aprovado
Fatura vinculadaQuando a empresa exige a primeira fatura para iniciar; boleto pelo +Vidas Cash

Converter em ContratoContrato pré-preenchido com os dados do orçamento e do cadastro

+Vidas SignAssinatura eletrônica pelo celular, direto no WhatsApp; painel Enviado, Assinado, Não assinado, Expirado

Aprovar candidatoPassar para Paciente, com a data de admissão; Cadastro de Pacientes no módulo Vidas

Paciente ativoAlerta Captação de Paciente Aprovada; visita de ambientação; escolha dos profissionais
Não aprovado
Motivo de ValidaçãoPreço, Negativa de cobertura pelo convênio, Concorrência, Sem retorno do cliente, Mudança de planos

Candidato mantidoInativado ou classificado como recusa; reaproveitado se a família voltar

IndicadoresMotivos de perda, taxa de aprovação e tempo de conversão do mês
Por que este é o item mais importante

Todo o esforço de captação, do anúncio à visita de avaliação, se converte em receita no momento da assinatura. Cada dia entre a aprovação e o contrato assinado é um dia sem faturamento para a empresa, um dia sem cuidado para o paciente e uma janela aberta para o concorrente. Meça esse tempo: a diferença entre a Data de Autorização do orçamento e a data da assinatura do contrato. Com a assinatura eletrônica, ele deixa de ser contado em dias e passa a ser contado em minutos.

Nota do diretor

Eu já vi contrato de home care levar oito dias para voltar assinado, e a família fechar com outra empresa no sexto. Ninguém na empresa sabia que o problema era o papel. A proposta foi rápida, a visita foi boa, o preço estava certo. Perdeu-se na assinatura. Quando a família diz sim, o contrato tem que chegar no celular dela naquela hora, pronto para assinar em poucos toques.

A decisão da família

Aprovada ou recusada: os dois caminhos ficam registrados.

Aprovada

Do candidato ao paciente ativo, sem cadastrar duas vezes

A aprovação é registrada no orçamento pelo botão Aprovar (Status Aprovado, Motivo, Data de Autorização); os itens ficam bloqueados e a barra passa a exibir Fatura, Estoque, Compra, Aditivo, Prorrogar e Assinar. Se a empresa exige o pagamento da primeira fatura para iniciar, o botão Fatura gera a fatura vinculada ao orçamento, com o título no Contas a Receber e cobrança por boleto pelo +Vidas Cash. A proposta é convertida em contrato, pré-preenchido a partir do orçamento e assinado eletronicamente pela família com o +Vidas Sign. No registro da Captação, o botão Aprovar (Passar para Paciente) pede a data de admissão e leva o candidato ao Cadastro de Pacientes, em Vidas, com dados, endereço, diagnósticos, PAD, formulários, orçamentos, documentos e contatos já registrados. O alerta Captação de Paciente Aprovada e a tarefa da etapa de ambientação avisam a enfermagem: a visita de ambientação é liberada e a escolha dos profissionais começa, com o botão Mapa (Profissionais Próximos) e os Profissionais Preferenciais e Inadequados do cadastro.

Recusada

O motivo é o indicador

Quando a família não fecha, a decisão é registrada pelo botão Aprovar do orçamento com Status Não Aprovado e o Motivo de Validação, da lista da própria empresa. A família achou caro: Preço, perda acionável, revisar tabela, pacote ou forma de pagamento. O convênio não aprovou: Negativa de cobertura pelo convênio, acompanhar por operadora. Optou por outro concorrente: Concorrência, comparar proposta, prazo de resposta e apresentação. Demorou a responder: Sem retorno do cliente, cruzado com o Atraso (min) das tarefas, para saber se a demora foi da família ou da equipe. O caso mudou: Mudança de planos, Mudança de complexidade ou Óbito durante a negociação, perdas inevitáveis separadas das demais. O candidato recusado permanece na Captação, inativado ou com a classificação de recusa, e é reaproveitado se a família procurar a empresa outra vez.

Atenção

A data de admissão é a data em que o paciente passa a ser atendido, e não a data em que entrou na captação. O tempo entre a Data Criação do candidato e a data de admissão é o tempo de conversão da empresa: o indicador que resume todo o processo.

Quem capta

Sozinho ou com um captador remunerado: o processo é o mesmo, o registro também.

Muitos donos captam sozinhos. Outros já remuneram a pessoa responsável pela captação. Nos dois casos, o que muda é quem executa cada etapa; o que não muda é a necessidade de registro.

Quem capta sozinho precisa de uma rotina curta e de um sistema que avise. O link de captação recebe os contatos enquanto o dono está na operação; o alerta chega no celular; a resposta sai pelo WhatsApp integrado; o alerta de nova tarefa lembra o que ainda não foi feito. Quinze minutos de manhã e quinze no fim do dia, na tela Captação de Pacientes filtrada por Captação Externa e Data de Criação, substituem a busca por mensagens perdidas no celular.

Quem remunera um captador precisa saber, sem discussão, quais pacientes vieram por ele. No +Vidas, a origem de cada contato fica no campo Origem do registro (a lista é cadastrada pela empresa e pode incluir, por exemplo, Captação Interna, Indicação de Fornecedor, Convênio ou o nome de um hospital parceiro), o usuário que registrou o contato fica no Log do Sistema (quando o captador digita o registro pelo botão Novo; o lead do link entra como Captação de Pacientes Externos), e as tarefas de cada etapa são designadas a um usuário específico. A tela Captação de Pacientes filtrada por Origem e Data de Criação, o relatório Listagem de Prospects de Paciente e a data de admissão informada na aprovação são a base objetiva para calcular a remuneração combinada, seja por paciente admitido, seja por mês de paciente ativo.

Mão apontando para uma rede de contatos conectados
Médicos, hospitais, convênios e famílias atendidas formam a rede de indicação. Cada indicação precisa entrar registrada, com origem.
Como pagar o captador com registro

Defina a regra por escrito: o que conta como captação (paciente admitido, e não orçamento enviado), quanto vale, quando é pago e o que acontece se o paciente sair antes de determinado prazo. O valor apurado é lançado ao captador como crédito em Folha de Pagamento › Débitos / Adiantamentos / Créditos, quando ele é um profissional cadastrado, e sai pela folha com registro, como qualquer outro pagamento da empresa. Captação paga por fora, sem registro, tem o mesmo problema do plantão de cobertura pago por fora: ninguém mede, ninguém melhora.

Indicadores da captação

O que a direção espera ver todo mês, e onde ler no +Vidas.

Indicador Onde ler O que se espera
Leads recebidos por origem Captação de Pacientes: filtros Origem, Captação Externa e Data de Criação; Listagem de Prospects de Paciente. Saber qual canal traz contato e qual traz paciente.
Tempo de resposta Data Criação e Horário de Criação do candidato; Início da tarefa de resposta; Atraso (min). Dentro do SLA definido no Tipo de Tarefa.
Tempo até a proposta Data Criação do candidato e Data Emissão do orçamento. Horas, não dias.
Taxa de aprovação Orçamentos › Gestão de Orçamentos, filtro Data Emissão: aprovados divididos por emitidos no período; relatório Listagem de Valores. O indicador comercial mais importante do funil.
Motivos de perda Motivo de Validação dos orçamentos Não Aprovados. Separar perdas acionáveis (Preço, Concorrência, Sem retorno) das inevitáveis.
Tempo de conversão Data Criação do candidato e data de admissão informada na aprovação. Queda ao longo dos meses.
Lucratividade da proposta Relatórios Estimativa de Lucratividade Sintética e Analítica (exigem receita e custo na Tabela de Preço). Margem conhecida antes de aprovar.
Rotina da captação

Diária, semanal e mensal. Inclusive para quem capta sozinho.

Diária

Abrir a Captação de Pacientes filtrada por Captação Externa, Data e Horário de Criação: nenhum contato do dia sem resposta e sem classificação. Conferir em Gestão de Tarefas as etapas com Atraso (min). Registrar em Contatos cada retorno da família. Enviar as propostas prontas e cobrar as que venceram o prazo de retorno.

Semanal

Gestão de Orçamentos com o filtro Data Emissão: o que está Aguardando Aprovação há mais de sete dias recebe um contato de decisão. Fechar as recusas com o Motivo de Validação. Conferir a Listagem de Prospects por Origem: qual canal trouxe contato na semana.

Mensal

Taxa de aprovação, tempo médio de resposta, tempo até a proposta, tempo de conversão e motivos de perda. Revisar os prazos dos Tipos de Tarefa. Apurar, pela Captação de Pacientes filtrada por Origem e pelas datas de admissão, os pacientes do período para a remuneração do captador. Atualizar a lista de Origem com os novos parceiros de indicação.

Compromisso do comercial

Nenhum contato fica sem resposta no dia. Nenhuma proposta fica sem retorno marcado. Nenhuma recusa fica sem motivo. No fim do mês, a direção sabe quantos contatos chegaram, de onde, em quanto tempo foram respondidos, quantos viraram paciente e por que os outros não viraram.

O que orientar a empresa de atenção domiciliar

Captar mais pacientes é responder mais rápido, entender melhor e acompanhar até o fim.

Anúncio, site e redes sociais trazem o contato. O que transforma o contato em paciente é o processo: um único canal de entrada com registro, resposta em minutos, avaliação em até um dia, proposta em horas, acompanhamento com prazo e responsável, e a decisão da família gravada com o motivo. A empresa que faz isso todo dia aprende com cada perda e chega antes na próxima família.

A decisão do dono não é tecnológica. É decidir que a captação é um processo da empresa, e não a memória de quem atendeu o telefone, e que cada etapa tem data, responsável e prazo, esteja ele captando sozinho ou com um captador remunerado.

Enfermeira sorrindo para uma paciente idosa sentada na poltrona, em casa
O objetivo de todo o processo: o paciente atendido em casa, pela empresa que respondeu primeiro e entendeu melhor.

Palavra do diretor. Eu já vi empresa boa de assistência perder para empresa média de atendimento, porque a média respondia em dez minutos e a boa respondia no dia seguinte. A família não tem como avaliar a qualidade do cuidado antes de contratar; ela avalia a qualidade da resposta. Trate cada contato como o paciente mais importante da empresa naquele minuto. Na atenção domiciliar, ou você padroniza a sua operação com um sistema específico para o seu segmento, ou perde para o concorrente. De qual lado você quer estar?

Conheça o +Vidas Business

Veja o link de captação, o alerta do novo contato, o orçamento com o seu layout e a aprovação que vira paciente ativo.

Agende uma demonstração e acompanhe o processo completo: formulário público, Captação de Pacientes, tarefas com SLA por responsável, orçamento por e-mail e WhatsApp, fatura vinculada ao orçamento, contrato com assinatura eletrônica e a passagem para o Cadastro de Pacientes. A documentação detalhada está na Base de Conhecimento Hope Solution.

Chama no WhatsApp agora!

21 2543-5619 · comercial@hopesolution.com.br · www.hopesolution.com.br

Hope Solution

Referências

  • Base de Conhecimento Hope Solution: Comercial › +Vidas Business: Captação de Pacientes; Orçamentos (Gestão de Orçamentos, Emissão de Orçamentos Simples, Indicadores comerciais pela tela de Orçamentos); Tarefas; Alertas do Sistema; Cadastro de Pacientes › Contatos; Faturamento; Folha de Pagamento (Débitos / Adiantamentos / Créditos); GED (Locais de Armazenamento). Base de demonstração +Vidas 5.5.0: formulário público Solicitação de Informações para envio de Orçamento.
  • Blog Hope Solution: Captação de Pacientes na Atenção Domiciliar (17 de setembro de 2026), sobre o +Vidas Business.
  • Sebrae, Como montar um Home Care (ideia de negócio), com dados do Censo NEAD-FIPE 2021/2022 e orientações de divulgação e captação.
  • Harvard Business Review, The Short Life of Online Sales Leads (Oldroyd, McElheran e Elkington, março de 2011): tempo de resposta a leads e probabilidade de qualificação.
  • Agência Nacional de Vigilância Sanitária: RDC nº 917, de 19 de setembro de 2024 (serviços de atenção domiciliar).