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Integração Whatsapp - Torne seu dia a dia mais produtivo integrando seus números no +Vidas
Integração Whatsapp - Torne seu dia a dia mais produtivo integrando seus números no +Vidas
A mensagem que a sua equipe digita à mão, uma por uma, no celular pessoal, pode sair direto da tela do +Vidas, com os dados do registro já preenchidos, pelo número da empresa, e a resposta volta para dentro do sistema. Este artigo mostra o que muda no dia de quem opera escalas, RH, comercial, financeiro e assinaturas.
Para quem está à frente de empresas de atenção domiciliar, empresas de cuidadores e cooperativas de saúde, e para a equipe que passa o dia com o WhatsApp aberto.
Quantos celulares a sua operação depende hoje?
Segunda-feira, sete da manhã. A coordenadora de escalas abre o +Vidas, vê os plantões do dia e pega o celular para confirmar um a um.
Ela copia o nome do profissional, abre a conversa, digita “bom dia, confirma o plantão de hoje, das 7h às 19h?”, envia, volta para o sistema, copia o próximo. São quarenta plantões. Enquanto isso, uma filha pergunta no WhatsApp da empresa qual é a agenda da mãe nesta semana; o financeiro está enviando os boletos do mês, um contratante por vez, anexando o PDF que acabou de baixar; o RH convida candidatos para entrevista, cada convite digitado do zero; e o comercial responde a uma família que pediu orçamento ontem à noite.
Tudo isso acontece em celulares diferentes, muitos deles pessoais. A confirmação do profissional fica no aparelho da coordenadora. A dúvida da família fica no aparelho de quem atendeu. Quando alguém sai da empresa, o histórico sai junto. O WhatsApp é o canal que mais funciona com profissionais e famílias, e é justamente por isso que ele consome tanto tempo de quem opera: cada mensagem é um trabalho manual, repetido, fora do sistema e sem registro.
| Rotina | Como costuma ser feita | O que se perde |
|---|---|---|
| Confirmação de plantão | Mensagem digitada para cada profissional, no celular da coordenação, com o nome do paciente e o horário copiados do sistema. | Minutos por mensagem, todos os dias, e a resposta fica no aparelho de uma pessoa. |
| Agenda para a família | A família pergunta, alguém abre o sistema, lê, resume e digita a agenda da semana. | A informação sai com erro de digitação e sem padrão. |
| Fatura e boleto | O financeiro baixa o PDF, abre a conversa do contratante e anexa, um por um. | Ninguém sabe quantas cobranças saíram no mês nem quem recebeu. |
| Convite para entrevista | O RH escreve o convite a cada candidato, com data e local, a partir da lista de currículos. | Convites diferentes para a mesma vaga; retorno espalhado em conversas soltas. |
| Contrato para assinar | Impressão, assinatura à mão, foto ou digitalização, devolução por mensagem. | Dias de espera e documento guardado fora do cadastro. |
Se cada confirmação de plantão digitada à mão consome um minuto, quarenta plantões consomem quarenta minutos de uma pessoa, todas as manhãs, antes de a operação começar. Some a isso as faturas, os convites, as agendas e as cobranças de assinatura, e a conta do mês é de dias inteiros de trabalho repetitivo, feito fora do sistema e sem nenhum histórico que a empresa possa consultar depois.
Quando visito uma operação, a primeira coisa que observo é a mesa da coordenação: o sistema aberto no computador e dois celulares ao lado. É ali que o dia se perde. A pessoa que entende de escala passa a manhã digitando mensagens. O problema não é o WhatsApp; é o WhatsApp fora do sistema.
A mesma segunda-feira, com os números da empresa integrados ao +Vidas.
Sete da manhã. A coordenadora abre a Gestão de Escalas e, na barra de cada atendimento, aciona o botão Whats.
O +Vidas escreve a mensagem fixa Confirmação de Atendimentos aos Profissionais a partir dos dados do plantão que já estão no sistema e envia pelo dispositivo Escalas - Avisos, o número da empresa. Ela não digita nada. Para avisar de uma vez todos os escalados do dia, usa o template Alerta de escala do dia, em lote, pela listagem do Cadastro de Profissionais. As respostas chegam ao mesmo número e aparecem no +Vidas, em Respostas Recebidas, com o indicador de Mensagens Não Lidas e o alerta Recebimentos do WhatsApp na tela inicial. A coordenadora lê as respostas no sistema, não no celular.
A filha que perguntou pela agenda da mãe recebe, pelo Cadastro de Pacientes, o Calendário aos Pacientes/Responsáveis, com a agenda do período montada pelo próprio +Vidas. O financeiro envia, pela tela de Faturamento, a fatura e o boleto a cada contratante, pelo dispositivo do financeiro, sem sair do sistema. O RH filtra os candidatos pelo perfil da vaga e dispara o Convite para Entrevista, um template da empresa, com as variáveis preenchidas pelo sistema. O comercial responde ao candidato a paciente de dentro da Captação de Pacientes, e o envio e a resposta ficam registrados no dispositivo do comercial, em Registros de Envios e Respostas Recebidas.
Nada disso exigiu digitar um dado que o sistema já tinha. E tudo ficou registrado: quem enviou, de qual tela, por qual número, para quem, e o que a pessoa respondeu.
Os minutos de digitação da manhã viram o tempo de ler as respostas que chegaram ao sistema. O que a coordenação ganha de volta, todos os dias, é a parte do dia em que ela decide escala, em vez de copiar nome e horário.
O que a equipe ganha, tela por tela.
O botão verde está onde o trabalho acontece
Quem envia não sai da tela em que está. O botão WhatsApp aparece em três níveis: na listagem, para envio em lote aos registros marcados; no detalhe do registro, para envio individual, inclusive para um terceiro informado na hora, como o responsável ou um contato de emergência; e no ícone de telefone ao lado de cada número cadastrado, para envio direto àquele número. O painel central, em Integrações › WhatsApp, configura e audita; quem dispara é a tela do módulo.
Ao clicar, o +Vidas já traz os Destinatários marcados, pede em Enviar de qual número da empresa fará o envio e, em Modelo, qual template usar, aceita texto livre com anexos e emojis, classifica o envio por Categoria e, no botão Enviar para X pessoas, encaminha tudo para a fila. Poucos cliques, nenhum dado digitado.
Cadastro Geral, Cadastro de Profissionais, Cadastro de Pacientes, Cadastro de Contratantes, Captação de Pacientes (Business), Captação de Profissionais (Talent), Gestão de Escalas e Agenda do Paciente, Conferência de Ponto Virtual, Emissão de Orçamento, Faturamento, Remessa Bancária - Folha de Pagamento, Assinatura Digital e Pega Plantão.
Mensagens prontas: o sistema escreve com os dados do registro
Existem três formas de mensagem. O Envio Livre, escrito pelo usuário na hora, para o caso pontual. O Template do Cliente, cadastrado pela empresa em WhatsApp - Templates, com o Módulo em que ele fica disponível e variáveis preenchidas pelo sistema, como %Profissional%, %Paciente%, %Bairro% e %HoraInicio%. E a Mensagem Fixa do Sistema, montada pelo próprio +Vidas a partir do registro, sem que ninguém escreva nada.
| Mensagem fixa do sistema | De onde sai | O que a pessoa recebe |
|---|---|---|
| Calendário aos Profissionais | Cadastro de Profissionais | A agenda do profissional no período. |
| Calendário aos Pacientes/Responsáveis | Cadastro de Pacientes | A agenda de atendimentos do paciente. |
| Confirmação de Atendimentos aos Profissionais | Gestão de Escalas | O pedido de confirmação do plantão. |
| Resumo de Monitoramento ao Responsável | Cadastro de Pacientes | O resumo dos registros de monitoramento. |
| Confirmação de Atendimentos Programados | Conferência de Ponto Virtual | A relação dos atendimentos do período para confirmar antes do fechamento da folha. |
| Aviso de Pagamento Disponível | Remessa Bancária - Folha de Pagamento | O aviso de que o pagamento foi liberado. |
| Envio de Orçamento ao Contratante | Emissão de Orçamento | A mensagem com o orçamento em PDF, no layout da empresa. |
Para o que se repete, use a mensagem pronta: confirmação de escala, convite para entrevista, aviso de fatura, lembrete de vencimento. Para a exceção, o Envio Livre. As Categorias de envio (Escalas, Cobrança, Recrutamento, Capacitação, Pesquisa de satisfação, entre outras cadastradas pela empresa) separam os disparos por assunto nos relatórios, e numeradas na ordem de uso aparecem agrupadas no modal.
Um número por setor: a resposta chega a quem trata do assunto
Cada número integrado se torna um dispositivo no +Vidas, com um nome funcional que aparece no campo Enviar de, na fila e nos registros de envio. Com um dispositivo por finalidade, a confirmação de plantão não se mistura com a cobrança, e a resposta do candidato não cai no celular de quem cuida das escalas.
| Setor | Dispositivo sugerido | Uso principal |
|---|---|---|
| Escalas | Escalas - Avisos | Confirmação de atendimentos, aviso de escala do dia, plantão vago e Pega Plantão. |
| Recursos Humanos | RH - Captação e Cadastro | Captação de profissionais, convites de entrevista, documentos vencidos, capacitação. |
| Comercial | Comercial - Orçamentos | Retorno aos candidatos a paciente, envio de orçamento, acompanhamento da família. |
| Financeiro | Financeiro - Cobrança e Pagamentos | Envio de faturas aos contratantes e aviso de pagamento disponível aos profissionais. |
| Assinaturas | Assinaturas | Cobrança de documentos pendentes de assinatura eletrônica. |
Uma empresa menor começa com um único número e, conforme o volume cresce, separa as finalidades em novos dispositivos. A quantidade de números é definida na contratação com a Hope.
O nome do dispositivo deve dizer qual setor e qual finalidade usam o número. Nomes pelo número do chip ou pelo nome da pessoa dificultam a escolha no campo Enviar de e perdem o sentido quando o colaborador muda de função.
As respostas voltam para o sistema, e cada envio tem rastro
A resposta do contato chega ao número da empresa e é registrada no dispositivo, em Respostas Recebidas, com remetente, mensagem, tipo e sinalização de lida. A listagem de dispositivos mostra a quantidade de Mensagens Não Lidas, e a tela inicial exibe o alerta Recebimentos do WhatsApp. Com Encaminhar mensagens recebidas, o dispositivo envia cópia das respostas para outros números, como o celular do supervisor de plantão.
Cada mensagem tem rastro. A Fila de Envio WhatsApp acompanha o disparo até a entrega (Pendentes, Processando, Enviados 24h, Erros 24h e Sem confirmação 24h). Se um lote falha porque o aparelho desconectou, o gestor reconecta e usa Reprocessar; se saiu por engano, Cancelar Pendentes. No registro do dispositivo, Registros de Envios guarda data, destinatário, mensagem, módulo de origem e usuário que disparou.
A pergunta “quem avisou a família?” deixa de depender da memória de alguém. O registro mostra o envio, de qual tela saiu, por qual número e o que a pessoa respondeu. O histórico pertence à empresa, não ao celular de um colaborador.
O que cada área deixa de digitar.
Confirmação de Atendimentos aos Profissionais pelo botão Whats da barra do atendimento; alerta de escala do dia em lote; plantão vago divulgado pelo Pega Plantão, escolhendo o canal WhatsApp e o dispositivo; aviso de alteração de escala à família pelo Cadastro de Pacientes; Confirmação de Atendimentos Programados na Conferência de Ponto Virtual, antes do fechamento da folha.
Na Captação de Profissionais, o RH filtra os candidatos pelo perfil da vaga e envia em lote: confirmação de recebimento do currículo, convite para entrevista com data e local, chamada rápida para uma vaga urgente. Para os profissionais já cadastrados: Calendário aos Profissionais, aviso de registro no conselho vencido, convocação para treinamento, orientação sobre ponto e evoluções no +Vidas Care, felicitações em lote.
Na Captação de Pacientes, a primeira resposta ao contato que pediu orçamento sai pelo dispositivo do comercial, com um template do módulo; o link do formulário público do +Vidas Business vai pelo WhatsApp para a família preencher. Na Emissão de Orçamento, a mensagem fixa envia o orçamento em PDF, no layout da empresa. Depois da admissão: agenda à família, Resumo de Monitoramento ao Responsável e pesquisa de satisfação em lote.
No Faturamento, envio aos contratantes com a fatura e o boleto anexados, pelo dispositivo do financeiro; templates de aviso de fatura disponível e lembrete de vencimento, com a categoria Cobrança, para medir no histórico quantas cobranças saíram no mês. Na Remessa Bancária - Folha de Pagamento, o Aviso de Pagamento Disponível comunica aos profissionais da remessa que o pagamento foi liberado, na folha mensal e na folha de coberturas (curingas) entre datas.
O contrato do profissional, a evolução, a anotação de enfermagem, a passagem de plantão ou o orçamento são enviados pelo +Vidas Sign, e o signatário recebe o link por e-mail e pelo WhatsApp. Na tela Assinatura Digital, o botão Whats envia aos signatários pendentes do lote uma mensagem com o link do documento, pelo dispositivo da empresa.
O documento chega onde o signatário já está.
O +Vidas Sign é a assinatura eletrônica do +Vidas, com validade jurídica. Com o WhatsApp integrado, o link do documento chega na conversa, e o profissional ou a família assina pelo próprio celular, sem instalar aplicativo e sem criar cadastro.
No registro de origem, o usuário aciona o envio para assinatura e seleciona os assinantes. O +Vidas gera o documento e envia o link por e-mail e pela conversa Docsales | Assinatura no WhatsApp do signatário. A pessoa abre a mensagem, aceita os termos, toca em Visualizar para ler, toca em Assinar, desenha a assinatura na tela, informa o CPF e a data de nascimento e conclui. Recebe uma cópia por e-mail; no +Vidas, o lote passa a Assinado e o arquivo fica disponível no registro, e no GED, quando a empresa o utiliza.
Para o link chegar pelo WhatsApp, o signatário precisa ter e-mail, telefone e CPF cadastrados, com o indicador de WhatsApp marcado no telefone. Quem ainda não assinou recebe a cobrança pelo botão Whats da tela Assinatura Digital, com os templates do módulo para padronizar o aviso de documento pendente. A cota mensal de assinaturas é consumida por documento gerado, nunca por signatário, e os envios cancelados, recusados ou expirados devolvem a assinatura à cota.
O ganho mais visível não é a mensagem que sai mais rápido. É a resposta que volta para o lugar certo. Quando a confirmação do profissional, a dúvida da família e o aceite do contrato ficam no sistema, a coordenação para de perguntar “alguém falou com a família?” no grupo da equipe. A empresa passa a saber, e saber é o que permite melhorar.
Cuidados com o número, que é da empresa.
Como a conta do WhatsApp é da própria empresa, qualquer tratativa sobre a linha, inclusive um bloqueio pela Meta, é feita pela empresa, titular do número. A Hope atua na integração do número ao +Vidas. Alguns cuidados simples mantêm o número saudável e os envios chegando.
Se a Meta banir um número, a recuperação é tratada pela empresa junto à Meta, e nesse período o número banido não deve ser pareado novamente. Enquanto isso, a empresa pode conectar um número alternativo ao mesmo dispositivo do +Vidas, para que a operação não pare.
O WhatsApp continua sendo o canal. O que muda é de onde ele sai e para onde ele volta.
Profissionais e famílias respondem no WhatsApp, e isso não vai mudar. A decisão da empresa é se cada mensagem continua sendo digitada à mão, em celulares pessoais, sem registro, ou se sai da tela do +Vidas, pelo número da empresa, com os dados do sistema, com a resposta voltando para o registro e com a fila mostrando o que foi entregue.
A conta é simples: o tempo que a coordenação, o RH, o comercial e o financeiro gastam digitando o que o sistema já sabe é tempo que deixa de ir para o paciente, para o profissional e para a família. Integrar os números da empresa ao +Vidas devolve esse tempo à operação e dá à direção um histórico que hoje não existe.
Palavra do diretor. Eu não conheço empresa de atenção domiciliar que não dependa do WhatsApp. Conheço muitas que dependem dele do jeito errado: no celular de cada um, sem histórico, com a coordenação reduzida a digitar mensagens. Colocar o número da empresa dentro do +Vidas é a mudança de menor esforço e de maior retorno que eu vejo em uma operação. Depois que a equipe experimenta, não quer mais voltar ao celular. Na atenção domiciliar, ou você padroniza a sua operação com um sistema específico para o seu segmento, ou perde para o concorrente. De qual lado você quer estar?
Veja a confirmação de escala saindo em lote, a resposta do profissional chegando no sistema e o contrato assinado pelo celular.
Agende uma demonstração e acompanhe o processo completo: o botão WhatsApp nas telas, as mensagens prontas do sistema, os templates da empresa, um número por setor, a Fila de Envio, as Respostas Recebidas e a assinatura pelo WhatsApp com o +Vidas Sign. O +Vidas WhatsApp é contratado à parte do +Vidas, e a quantidade de números é definida na contratação. A documentação detalhada está na Base de Conhecimento Hope Solution.
Referências
- Base de Conhecimento Hope Solution: categoria +Vidas WhatsApp (Conceito, Envio de mensagens, Categorias e Templates, Boas práticas, Fila de Envio WhatsApp, Recuperação de número banido).
- Base de Conhecimento Hope Solution: categoria +Vidas Sign (Assinatura eletrônica, Assinatura pelo WhatsApp, Envio em lote para assinatura, Acompanhamento na tela Assinatura Digital, Cota de assinaturas eletrônicas) e categoria Pega Plantão.
- Hope Solution: +Vidas WhatsApp, Números da empresa, conexão, envios por setor e assinatura pelo WhatsApp (perguntas e respostas, setembro de 2026). Base de demonstração +Vidas 5.5.0.