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Assinatura Digital de Evoluções e Contratos por WhatsApp
Assinatura Digital de Evoluções e Contratos por WhatsApp
Contratos, termos, orçamentos, evoluções e anotações de enfermagem assinados no celular do assinante, em minutos, com retorno automático ao +Vidas. A equipe envia o documento, dispara a notificação pelo número de WhatsApp da empresa, o assinante conclui no próprio celular e o documento assinado volta ao cadastro de origem, com data, hora e status atualizado.
Este artigo é para o gestor, o RH, a coordenação assistencial, o comercial e o faturamento das empresas de atenção domiciliar, empresas de cuidadores e cooperativas de saúde. Para cada etapa, você verá o que fazer, onde o recurso fica no +Vidas e o que o profissional vê no celular.
O documento foi enviado. A assinatura não chega.
O contrato do profissional admitido na segunda-feira foi enviado para assinatura no mesmo dia. Na quinta, continua pendente. O link chegou por e-mail, e o profissional não usa o e-mail no celular. A equipe passa a cobrar um a um, pelo WhatsApp pessoal de quem trabalha no administrativo, copiando links e nomes manualmente. O profissional deixa para assinar à noite, em casa, quando tiver acesso a um computador. Sem contrato assinado, o profissional não pode iniciar os atendimentos, e o paciente aguarda.
O mesmo acontece com as evoluções do mês. O convênio exige o relatório assinado para a apresentação da conta, e a montagem da fatura espera pelas assinaturas que ainda não aconteceram.
Somando a conferência dos dados, o envio e as cobranças, esse processo consome horas da equipe a cada documento. A etapa que mais trava o processo é sempre a mesma: fazer o documento chegar ao profissional e ser assinado.
| O que acontece hoje | O que a empresa perde |
|---|---|
| O link de assinatura chega por e-mail | Muitos profissionais não usam o e-mail no celular ou não abrem a caixa de entrada com frequência. O documento permanece pendente. |
| A equipe cobra um a um, pelo WhatsApp pessoal | Horas de trabalho administrativo copiando links e nomes, fora do sistema. |
| O profissional deixa para assinar no computador | Dias de atraso entre o envio e a assinatura. |
| Contrato sem assinatura | O profissional não pode iniciar os atendimentos, e o paciente aguarda. |
| Evoluções aguardando assinatura | Atraso na montagem da conta quando o convênio exige o relatório assinado. |
| Depois da assinatura, alguém baixa o arquivo e arquiva | Mais uma etapa manual, com risco de o documento assinado ficar fora do cadastro correspondente. |
A assinatura eletrônica já resolvia a parte jurídica. O que continuava sem solução era a parte humana: o documento chegar à pessoa certa, no canal que ela realmente abre. O profissional de campo vive no WhatsApp. Quando a notificação passa a sair pelo número da empresa, direto da tela do +Vidas, a assinatura deixa de ser uma cobrança e passa a ser uma resposta.
Dois recursos do ecossistema +Vidas, trabalhando juntos.
A assinatura pelo WhatsApp é a integração entre o +Vidas Sign, que envia documentos para assinatura eletrônica e recebe de volta o documento assinado, e o +Vidas WhatsApp, que dispara mensagens pelo número de WhatsApp da empresa diretamente das telas do sistema.
Na tela Assinatura Digital, o botão Whats envia aos assinantes a Notificação de Pendência de Registros de Assinatura Digital, com o link individual de cada documento. O assinante abre o link no celular e conclui a assinatura na plataforma DocSales, parceira do +Vidas Sign, sem criar conta e sem instalar aplicativo.
A funcionalidade vale para os documentos enviados pelo +Vidas Sign para assinatura na plataforma DocSales: contratos e termos com profissionais, documentos e termos de pacientes, contratos com contratantes, orçamentos e relatórios assistenciais, como evoluções, anotações de enfermagem e passagem de plantão. A modalidade SafeID, com certificado digital do profissional, segue fluxo próprio.
O que faz
Da tela do +Vidas ao celular do assinante, em uma única operação.
| Recurso | O que acontece |
|---|---|
| Envio em uma única operação | Envia a mensagem de assinatura para todos os assinantes dos documentos filtrados na tela Assinatura Digital. |
| Número da empresa | Utiliza o número de WhatsApp da empresa, conectado ao +Vidas, e não o celular pessoal de quem trabalha no administrativo. |
| Mensagem personalizada | Cada mensagem recebe o nome do profissional, o nome da empresa, o e-mail do assinante e o link do documento. |
| Documento no navegador do celular | Leva o assinante diretamente ao documento, que é lido e assinado no navegador do celular. |
| Identidade confirmada | Confirma a identidade do assinante por código enviado por SMS e pelo CPF informado no momento da assinatura. |
| Registro e status | Registra a assinatura, com data e hora, e atualiza automaticamente o status no +Vidas. |
| Retorno ao cadastro | Devolve o documento assinado ao cadastro de origem e o mantém disponível na tela Assinatura Digital, para consulta e download. |
Para quem é
Cada setor da empresa tem um documento esperando assinatura.
| Quem | Como utiliza |
|---|---|
| RH e departamento de pessoal | Contratos de prestação de serviço, termos de adesão e demais documentos de admissão dos profissionais. |
| Coordenação assistencial | Evoluções, anotações de enfermagem e passagens de plantão que precisam da assinatura do profissional ou do responsável pelo paciente. |
| Comercial | Orçamentos e contratos que dependem do aceite formal do contratante. |
| Faturamento | Relatórios assistenciais assinados, quando exigidos pelo convênio para a apresentação da conta. |
| Profissional de campo e assinantes | Recebem a mensagem no WhatsApp e assinam no celular, a qualquer hora, sem precisar de computador. |
Quatro etapas. Duas na empresa, uma no celular do assinante e uma automática.
As duas primeiras etapas são feitas pela equipe da empresa, no +Vidas; a terceira, pelo assinante, no celular; a quarta acontece automaticamente. Na base de demonstração, um documento enviado às 06:50 foi notificado pelo WhatsApp às 06:51 e estava assinado e registrado no +Vidas às 06:54.
Antes de começar
| Requisito | Detalhe |
|---|---|
| +Vidas Sign contratado | O plano da empresa inclui uma cota mensal de assinaturas eletrônicas. O consumo aparece no topo da tela Assinatura Digital. |
| +Vidas WhatsApp ativo | Um número de WhatsApp da empresa conectado ao +Vidas. O número é da empresa; a Hope Solution fornece a integração. |
| Cadastro completo do assinante | E-mail, telefone celular e CPF. Sem esses dados, a assinatura não ocorre. O código de confirmação é enviado por SMS para o celular cadastrado. |
| Modelos de documentos | Os modelos de contratos e termos são enviados pela empresa e implementados pela Hope Solution nos módulos. Os documentos assistenciais já estão prontos no sistema. |
| Categoria de envio (recomendado) | Uma categoria de WhatsApp para assinaturas, cadastrada em Integrações › Configurações › WhatsApp - Categoria Envio, permite identificar esses disparos nos relatórios. |
Confira o celular e o e-mail do assinante antes do envio. O link é enviado ao WhatsApp desse número, e o código de confirmação, por SMS, ao mesmo número.
Enviar o documento para assinatura
O envio continua sendo feito no módulo em que o documento está. Com o envio concluído, o assinante recebe o link por e-mail e o lote passa a aparecer na tela Assinatura Digital com o status Enviado para Assinatura.
| Módulo | Documentos |
|---|---|
| Cadastro de Profissionais | Contratos e termos de adesão. |
| Cadastro de Pacientes | Documentos e termos do paciente. |
| Contratos | Formalização com contratantes. |
| Orçamentos (Emissão de Orçamento) | Aprovação formal de propostas. |
| Evolução, Anotações de Enfermagem e Passagem de Plantão | Envio individual do registro aberto. |
| Gestão de Evoluções e Gestão de Anotações de Enfermagem | Envio em lote dos registros filtrados, com formatos agrupados por profissional, por profissional e paciente, ou desmembrados. |
No módulo do documento, clique em Assinar. Selecione o assinante cadastrado ou informe nome, e-mail e telefone; inclua mais de um assinante quando o documento exigir, por exemplo, o profissional e o responsável pelo paciente. Confirme o envio.
Na Gestão de Evoluções, somente as evoluções aprovadas são enviadas para assinatura.
Notificar pelo WhatsApp
Filtrar os documentos. A tela Assinatura Digital reúne todos os documentos enviados para assinatura, agrupados por lote de envio. Use os filtros para selecionar exatamente quem deve receber a mensagem. Clique em Adicionar filtro para combinar critérios e, em seguida, em Filtrar.
| Filtro | Uso mais comum |
|---|---|
| Data Envio | Notificar os assinantes dos documentos enviados em um dia ou período. |
| Status | Selecionar Enviado para Assinatura, para notificar somente os assinantes que ainda não assinaram. |
| Profissional | Notificar um profissional específico. |
| Paciente | Notificar os assinantes dos documentos de um paciente, como as evoluções do mês. |
| Módulo | Separar contratos, orçamentos, evoluções e anotações. |
| Data de Expiração | Priorizar os documentos que estão perto do vencimento. |
| Número e Nome do Documento | Localizar um lote ou um arquivo específico. |
Abrir a notificação. Clique no botão Whats e selecione Notificação de Pendência de Registros de Assinatura Digital. A janela Enviar WhatsApp abre com a mensagem pronta.
Conferir e enviar. Os destinatários seguem os filtros aplicados na tela e podem incluir assinantes de lotes já assinados. Combine o filtro Status (Enviado para Assinatura) com os demais filtros e expanda a lista para conferir os destinatários antes de enviar, desmarcando quem não deve receber a mensagem.
| Campo | Como utilizar |
|---|---|
| Destinatários | Mostra quantos assinantes receberão a mensagem. Ao expandir, é possível buscar por nome ou número e usar marcar todos ou desmarcar todos. |
| Enviar de | Número de WhatsApp da empresa que fará o envio. |
| Mensagem | Texto padrão da notificação, com formatação do WhatsApp e variáveis. Também é possível anexar imagem ou arquivo de até 1,3 MB. |
| Modelo | Permite substituir o texto por um modelo cadastrado pela empresa. |
| Categoria | Classifica o disparo para filtros e relatórios, por exemplo, Assinatura Eletrônica. |
| Enviar para N pessoas | Confirma o disparo para todos os destinatários marcados. |
As variáveis da mensagem. %Profissional% é substituída pelo nome do profissional assinante; %EmpresaUnidade%, pelo nome da empresa ou unidade; %Email%, pelo e-mail do assinante, para onde também foi enviado o documento; e %link%, pelo link individual de assinatura do documento.
A mensagem padrão menciona atendimentos realizados. Para contratos e termos de admissão, recomenda-se cadastrar um template próprio em Integrações › Configurações › WhatsApp - Templates e selecioná-lo no campo Modelo.
O +Vidas envia as mensagens por uma fila, que controla o ritmo (cerca de 9 a 10 mensagens por minuto por aparelho, com pausas) e o limite diário (500 mensagens por aparelho). Para preservar o número da empresa, prefira disparos filtrados a envios para toda a base, respeite o horário comercial e siga as orientações do artigo +Vidas WhatsApp: Perguntas e Respostas, na Base de Conhecimento.
O profissional assina no celular
Para o profissional, todo o processo ocorre no celular, a partir da mensagem recebida no WhatsApp. As telas a seguir foram registradas no teste realizado na base de demonstração.
Ao concluir, a plataforma exibe a mensagem Assinado com sucesso, e o profissional pode baixar a cópia assinada. Não é preciso criar conta nem instalar aplicativo.
Orientações ao profissional. Leia o documento antes de assinar; se houver algum dado incorreto, utilize Reprovar ou avise a empresa, para que o documento seja corrigido e reenviado. O código de confirmação chega por SMS; se não chegar, utilize Reenviar código via SMS. Cada link corresponde a um documento; se houver mais de um documento pendente, repita o processo em cada link.
O +Vidas identifica e armazena
Assim que o profissional conclui a assinatura, o lote passa a Assinado na tela Assinatura Digital, e o documento assinado fica disponível para consulta e download.
| Recurso da tela | O que faz |
|---|---|
| Seta da linha | Expande o lote e mostra os signatários (nome, envio, e-mail, perfil e situação) e os registros do lote. |
| Ícone Abrir documento assinado | Abre o PDF assinado. |
| Ícone Cancelar lote assinado (liberar reenvio) | Cancela no +Vidas um lote assinado com problema e libera um novo envio do documento. A cópia assinada permanece arquivada como histórico. |
| Atualizar | Atualiza a listagem. |
| Cancelar | Cancela os envios selecionados que ainda aguardam assinatura, um a um ou em lote, com aviso aos signatários. |
| Arquivos | Baixa a documentação dos lotes conforme os filtros aplicados. |
| Relatórios | Emite a Listagem de Assinaturas Enviadas. |
| Assinaturas utilizadas no mês | Mostra o consumo da cota e as assinaturas disponíveis até o fim do mês. |
Status dos documentos.
| Status | Significado | O que fazer |
|---|---|---|
| Enviado para Assinatura | Aguardando um ou mais signatários. | Notificar pelo WhatsApp, reenviar aos pendentes ou cancelar. |
| Pendente autorização | Envio pelo SafeID aguardando a autorização do profissional. | Orientar o profissional a autorizar a assinatura no SafeID. |
| Assinado | Todos assinaram; o documento foi anexado ao registro. | Consultar ou baixar o documento. |
| Recusado | Um signatário recusou a assinatura. | Corrigir e fazer um novo envio. |
| Expirado | O prazo de assinatura venceu. | Fazer um novo envio. |
| Cancelado | Envio cancelado pela empresa ou pelo signatário. | Fazer um novo envio, se necessário. |
Na base de demonstração, a data de expiração exibida é de sete dias após o envio. Notifique pelo WhatsApp logo após o envio e filtre por Data de Expiração para priorizar os documentos próximos do vencimento.
Exemplos de uso, cota e validade jurídica.
| Situação | Como fazer |
|---|---|
| Admissão de profissionais da semana | Envie os contratos pelo Cadastro de Profissionais. Na Assinatura Digital, aplique os filtros Módulo (Cadastro de Profissionais) e Status (Enviado para Assinatura) e, em seguida, dispare a notificação. |
| Contrato pendente de um profissional | Aplique o filtro Profissional e notifique somente esse assinante. |
| Evoluções do mês para o convênio | Na Gestão de Evoluções, envie em lote no formato agrupado por profissional. Na Assinatura Digital, aplique os filtros Módulo (Evolução), Data Envio e Status (Enviado para Assinatura) e, em seguida, dispare a notificação. |
| Orçamento aguardando aceite | Envie o orçamento para assinatura do contratante e notifique aplicando o filtro Módulo (Emissão de Orçamento). |
| Documentos próximos do vencimento | Aplique os filtros Data de Expiração e Status (Enviado para Assinatura) e, em seguida, dispare a notificação. |
Cota de assinaturas
A cota é mensal e renova todo dia 1º. O consumo é contado por documento gerado, e não pela quantidade de assinantes: incluir o responsável ou outros signatários no mesmo documento não consome assinaturas adicionais. Nos envios em lote, os formatos agrupados são os mais econômicos: 30 evoluções do mesmo profissional agrupadas consomem 1 assinatura; desmembradas, 30. Envios cancelados, recusados ou expirados não são contabilizados na cota do mês.
Validade jurídica
Na tela final da assinatura, o profissional declara: “Concordo em assinar este documento digitalmente conforme regulamentado pela Lei No 14.063 de 23 de Setembro de 2020.” A identificação combina o código enviado por SMS ao celular cadastrado, o CPF e o registro da data e da hora da assinatura.
| Referência | O que estabelece |
|---|---|
| Lei 14.063/2020, Art. 4º | Classifica as assinaturas eletrônicas em simples, avançada e qualificada. A qualificada é a que utiliza certificado digital ICP-Brasil. |
| MP 2.200-2/2001, Art. 10, § 2º | Admite outros meios de comprovação da autoria e da integridade de documentos eletrônicos, inclusive sem certificado ICP-Brasil, desde que admitidos pelas partes como válidos ou aceitos pela pessoa a quem o documento for oposto. |
| Lei 14.063/2020, Art. 13 | Receituários de medicamentos sujeitos a controle especial e atestados médicos eletrônicos somente são válidos com assinatura eletrônica qualificada do profissional de saúde. |
Quando o convênio, uma norma ou a política interna da empresa exigir certificado digital ICP-Brasil, utilize a modalidade SafeID do +Vidas Sign, em que o documento é assinado com o certificado digital em nuvem do próprio profissional. Para definir o tipo de assinatura de cada documento, consulte a assessoria jurídica da empresa. Este artigo não constitui orientação jurídica.
Situações frequentes
| Situação | Como resolver |
|---|---|
| O profissional não recebeu a mensagem no WhatsApp | Confira o celular no cadastro e se o número da empresa está conectado ao +Vidas. Dispare novamente a notificação filtrando pelo profissional. |
| O código não chegou por SMS | Confira o celular cadastrado e oriente o profissional a usar Reenviar código via SMS. |
| O profissional encontrou um erro no documento | Oriente a utilizar Reprovar. Corrija os dados no +Vidas e faça um novo envio. |
| Todos assinaram, mas o lote continua como Enviado para Assinatura | Utilize o botão Sincronizar situação, que regulariza o status e anexa o documento assinado aos registros. |
| Envio feito por engano | Cancele enquanto o lote aguarda assinatura. Documento já assinado não pode ser cancelado na plataforma DocSales; no +Vidas, utilize o ícone Cancelar lote assinado (liberar reenvio) para liberar um novo envio. |
| Cota do mês esgotada | O envio exibe a mensagem “Quantidade máxima de assinaturas atingida para este mês”. Novos envios são liberados no dia 1º; para ampliar o plano, consulte o comercial da Hope Solution. |
Lista de conferência da implantação.
Uma empresa pronta para assinar pelo WhatsApp responde sim a cada linha abaixo.
| Etapa | Ação |
|---|---|
| Contratação | +Vidas Sign contratado, com a cota mensal confirmada. |
| Contratação | +Vidas WhatsApp ativo, com o número da empresa conectado. |
| Documentos | Modelos de contratos e termos que ainda não estão no sistema enviados à Hope Solution. |
| Cadastro | Cadastro dos profissionais revisado: e-mail, celular e CPF. |
| Configuração | Categoria de envio Assinatura Eletrônica cadastrada em WhatsApp - Categoria Envio (recomendado). |
| Teste | Teste completo realizado com um profissional da equipe interna. |
| Comunicação | Profissionais avisados de que passarão a receber os documentos pelo WhatsApp e de que o código chega por SMS. |
| Rotina | Rotina de notificação definida: logo após cada envio e semanalmente para os pendentes. |
Para o primeiro envio e para qualquer dúvida, a equipe de suporte da Hope Solution está à disposição pelo e-mail suporte@hopesolution.com.br.
O documento continua o mesmo. O que muda é o caminho até a assinatura.
O contrato, a evolução e o orçamento continuam sendo gerados nos módulos do +Vidas, com os mesmos modelos. O que a empresa deixa de fazer é cobrar a assinatura pelo WhatsApp pessoal, copiar links manualmente, esperar pelo computador do profissional e arquivar manualmente o documento assinado.
A orientação é objetiva: revisar o cadastro dos assinantes, enviar o documento pelo módulo de origem, filtrar na tela Assinatura Digital, disparar a notificação pelo botão Whats e acompanhar o status até Assinado. Quando a assinatura chega em minutos, o profissional inicia os atendimentos no prazo, a conta do convênio fecha com os relatórios assinados e o documento fica no cadastro certo, com data e hora.
Palavra do diretor. Eu acompanho empresas que levam uma semana para fechar a assinatura de um contrato e três semanas para reunir as evoluções assinadas do mês. Não é falta de ferramenta de assinatura. É o link chegando a um e-mail que ninguém abre.
Levar a notificação para o WhatsApp, pelo número da empresa e direto da tela do +Vidas, muda o resultado porque muda o canal: o profissional recebe, abre, assina e segue o plantão.
Na base de demonstração, o documento enviado às 06:50 foi notificado às 06:51 e estava assinado e registrado no +Vidas às 06:54. Quatro minutos, sem cobrança manual e sem arquivo para baixar e arquivar manualmente.
Na atenção domiciliar, ou você padroniza a sua operação com um sistema específico para o seu segmento, ou perde para o concorrente. De qual lado você quer estar?
Veja o documento saindo do +Vidas, chegando ao WhatsApp do profissional e voltando assinado em minutos.
Agende uma demonstração e acompanhe o caminho completo: o envio pelo módulo de origem, os filtros da tela Assinatura Digital, a notificação pelo botão Whats, a assinatura no celular e o status Assinado com o documento no cadastro. A documentação detalhada está na Base de Conhecimento Hope Solution, no artigo +Vidas WhatsApp: Perguntas e Respostas.
Referências
- Brasil. Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020. Dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde.
- Brasil. Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
- Hope Solution. Nova funcionalidade: Assinatura de documentos pelo WhatsApp (outubro de 2026). Telas conferidas no +Vidas 5.5.0, base de demonstração com dados fictícios, e na plataforma de assinatura DocSales. Base de Conhecimento Hope Solution (hopesolution.helpjuice.com), artigo +Vidas WhatsApp: Perguntas e Respostas.