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Gerenciador Eletrônico de Documentos. Toda a documentação da empresa em um só lugar.
Gerenciador Eletrônico de Documentos. Toda a documentação da empresa em um só lugar.
Onde está o contrato assinado daquele paciente? Quais documentos dos profissionais vencem este mês? Quem anexou este arquivo, e em que data? Se a resposta demora, a documentação da sua empresa ainda não tem endereço.
Uma conversa para quem está organizando uma empresa de home care, uma empresa de cuidadores ou uma cooperativa de saúde.
Quanto tempo a sua equipe leva para encontrar um documento?
Antes de contratar qualquer ferramenta nova, todo gestor precisa responder quatro perguntas sobre a própria operação.
Elas parecem simples. Na prática, são as perguntas que aparecem no pior momento possível: no dia da fiscalização, na renovação do contrato com o convênio, na auditoria do contratante, na saída de um colaborador. E o tempo que a equipe leva para responder é a medida exata de quão organizada a empresa realmente está.
Documentos em todos os lugares, menos no lugar certo
Em muitas empresas de saúde, a documentação cresce junto com a operação, mas sem um local definido. O mesmo arquivo acaba guardado em vários lugares, ou em nenhum. Faça o teste mentalmente com a sua empresa e conte em quantos destes seis lugares existe documento da operação neste momento.
O arquivo que ninguém quer abrir e que ocupa uma sala inteira.
A pasta pessoal que só uma pessoa sabe onde fica.
Anexos recebidos, respondidos e nunca arquivados.
O documento que existe até o aparelho ser trocado.
Cópias soltas, sem controle de versão e sem backup.
O controle do controle, mantido à mão e quase sempre atrasado.
Computadores quebram ou são furtados, o WhatsApp perde o histórico, e-mails mudam e colaboradores saem levando consigo o conhecimento de onde cada arquivo está. Nenhum desses eventos é raro. Todos eles acontecem em uma empresa de atenção domiciliar ao longo de um ano.
Documentação desorganizada custa tempo, dinheiro e segurança
Nenhuma dessas quatro linhas aparece no plano de contas. Todas saem do caixa.
Organizar a documentação não é uma tarefa de arquivo. É uma decisão de gestão.
Eu levei tempo para entender que documentação não é assunto do administrativo. É assunto do dono. O dia em que a fiscalização chega, não é o auxiliar que responde pela empresa.
Antes de contratar outra ferramenta, olhe para o que o +Vidas já oferece
O GED, Gerenciador e Armazenamento Eletrônico de Documentos, é um recurso nativo do +Vidas. Ele armazena, organiza, controla e disponibiliza os documentos digitais da empresa no mesmo sistema em que a operação acontece. Não é um produto à parte, não é um acesso novo e não exige que a sua equipe aprenda outra rotina.
Essa é a diferença que interessa ao gestor. Uma ferramenta de arquivos guarda arquivos. O GED do +Vidas guarda o documento junto do registro que o documento comprova.
O documento fica exatamente onde ele pertence
Cada cadastro do +Vidas possui a sua área de Documentação Digital, com o botão Importar Novo Documento. O arquivo já nasce vinculado ao paciente, ao profissional ou ao registro a que se refere. Não existe a etapa de guardar em outro lugar depois.
No cadastro do paciente, em Foto e Documentação Digital, desde a fase de prospect.
No cadastro do profissional, em Documentação Digital, desde o recrutamento.
Nas áreas de documentos de cada cadastro, junto ao contrato a que pertencem.
Documentos relacionados à escala guardados no próprio registro.
No bloco de Documentação Digital de cada orçamento.
Em Documentos da Nota Fiscal e no bloco de Documentação Digital da Gestão Financeira.
Tipo do Documento, Data de Emissão, Data de Recebimento e o arquivo, que pode ser arrastado e solto na tela. Quatro campos. É essa disciplina mínima, repetida por toda a equipe, que transforma um monte de arquivos em um acervo consultável.
O documento nasce dentro do módulo em que a rotina acontece
O +Vidas é composto por oito módulos estruturais integrados. Cada um deles produz documento, e é isso que faz do GED uma camada da operação inteira, e não um arquivo digital paralelo. A tabela abaixo é o caminho que a documentação percorre em uma empresa de atenção domiciliar, do recrutamento ao recebimento da fatura.
| Módulo | A rotina que acontece ali | O documento que nasce ali |
|---|---|---|
| Recursos Humanos | Captação, triagem, cadastro completo, qualificações, contratos e termos de admissão, vínculo e encerramento. | Documentos pessoais, certificados, exames, antecedentes, contratos e termos assinados. |
| Vidas e Gestão de Escalas | Prontuário eletrônico do paciente, admissão, prescrições, evoluções e o ciclo dos atendimentos. | Documentos do paciente, autorizações, relatórios assistenciais e documentos ligados à escala. |
| Controle de Estoque e Farmácia | Cadastro de produtos, entrada fiscal por XML, requisições, dispensação e inventário. | Notas fiscais de entrada e documentos das requisições de compra. |
| Tabelas de Preços | Tabelas de venda e de custo, codificação TUSS e TISS, importação e reajuste. | Tabelas negociadas e aditivos de reajuste do contratante. |
| Emissão de Orçamentos e Prorrogações | Orçamento particular ou para convênio, aprovação, aditivos e prorrogações. | Orçamento enviado, autorização do convênio e o aceite do cliente. |
| Faturamento e TISS | Apuração do período, fatura simples ou TISS, lote em XML e controle de glosas. | Guias, demonstrativos, espelhos do lote e documentos do recurso de glosa. |
| Folha de Pagamento | Apuração da produção, fechamento, recibos e remessa bancária. | Recibos, comprovantes e documentos de conferência da folha. |
| Gestão Financeira | Contas a pagar e a receber, conciliação e fluxo de caixa. | Documentos da nota fiscal e comprovantes anexados ao lançamento. |
Some a isso o ecossistema que opera sobre a mesma base: o +Vidas Care, aplicativo dos profissionais em campo, o +Vidas Eyes, aplicativo das famílias e responsáveis, o +Vidas Sign, a assinatura eletrônica, e o +Vidas Report, que gera contratos, faturas e orçamentos personalizados. O documento produzido em qualquer um deles termina no mesmo lugar.
Os POPs, procedimentos operacionais padrão cadastrados no sistema em PDF, podem ser liberados para os profissionais baixarem pelo aplicativo. Basta abrir o POP cadastrado, acessar Perfis que Podem Baixar o Documento e incluir o perfil de acesso ao app. A norma da empresa chega a quem executa o cuidado, sem grupo de WhatsApp.
A validade de cada documento, calculada pelo próprio sistema
Esta é a parte que resolve o segundo item do custo invisível. O controle de vencimento deixa de ser uma planilha e passa a ser uma regra do sistema, aplicada a todo documento daquele tipo, em todos os cadastros, para sempre.
Crie o Tipo de Documento
Em Sub Cadastros, Tipos de Documento, informe Nome, Dias de Vigência e Ativo. Exemplo: ANTECEDENTES CRIMINAIS, com 30 dias de vigência.
Importe o documento
Ao selecionar o tipo, o documento passa a seguir a regra de vigência definida para ele. Ninguém precisa calcular nada à mão.
Acompanhe os vencimentos
A coluna D. Validade mostra a data de vencimento, e os filtros Documentos na Validade e Data Validade separam o que está em dia do que precisa ser renovado.
A empresa define quais tipos de documento são exigidos em cada cadastro. Sem o documento obrigatório, o registro não é salvo. É o controle que impede o cadastro incompleto de entrar na operação, em vez de cobrá-lo depois.
Todos os documentos da empresa em um único painel
Tudo o que é importado nos cadastros aparece também na Conferência de Documentação. É a tela em que a gestão enxerga o acervo inteiro, sem abrir cadastro por cadastro. E é aqui que a pergunta do começo deste texto finalmente tem resposta em segundos.
Para chegar ao documento
Data Criação, Data Emissão, Data Recebimento, Data Validade, Documentos na Validade, Inserido pelo usuário, Módulo, Referente ao Grupo de Profissionais, Referente ao Paciente, Referente ao Profissional e Tipo Documento.
Para ler a listagem
Módulo, Tipo, Descrição, D. Emissão, D. Validade, Criado Em, Criado Por, Arquivo e D. Recebimento. A listagem da conferência também sai em relatório, com os filtros aplicados.
A própria tela informa quanto do armazenamento já foi consumido, em uma mensagem como esta: “Foram disponibilizados 7 Giga Bytes. Existem 6 Giga Bytes disponíveis. Estão sendo utilizados 408 Mega Bytes até o momento.” O gestor acompanha o crescimento do acervo antes de ele virar um problema.
Cada arquivo protegido, com o registro de quem o inseriu
Guardar tudo em um lugar só levanta a pergunta seguinte, e ela é legítima: quem pode ver, quem pode anexar e como a empresa prova o que aconteceu com cada arquivo.
Quando eu consigo dizer quem anexou, em que dia e a partir de qual cadastro, eu paro de discutir versão de documento com contratante. A conversa vira outra.
Ao atingir a cota, nenhum novo arquivo entra no sistema
Vale saber disso antes de acontecer, porque o efeito é imediato e atinge a operação inteira. A mensagem que o sistema exibe é direta:
“Nenhum arquivo poderá ser inserido no sistema, a quota para o GED foi atingida. Pedimos que entre em contato com o departamento comercial…”
+Vidas Docs: mais espaço, no mesmo ambiente, sem migração
O +Vidas Docs amplia o armazenamento do GED na mesma base que a empresa já utiliza. Nada muda para a equipe: mesmas telas, mesmos filtros, mesmo acesso. Muda apenas o teto.
100 GB
Mais de 14 vezes o espaço incluído no +Vidas.
200 GB
Mais de 28 vezes o espaço incluído no +Vidas. Capacidades superiores disponíveis sob consulta.
Referência ilustrativa: considerando arquivos de 500 KB, 7 GB comportam cerca de 14 mil documentos; 100 GB, cerca de 200 mil; e 200 GB, cerca de 400 mil.
Por que expandir dentro do +Vidas é a decisão mais eficiente
A alternativa óbvia é contratar um serviço de armazenamento fora do sistema. Ela parece mais barata na assinatura e costuma sair mais cara na operação. Compare o que cada caminho exige da sua equipe todos os dias.
Armazenar fora do sistema
- Mais uma ferramenta, mais um acesso e mais um fornecedor
- Arquivos sem vínculo com o paciente, o profissional ou o contrato
- Controle de validade manual, em planilhas paralelas
- Equipe treinada em duas rotinas diferentes
- Busca dividida entre dois ambientes
Expandir com o +Vidas Docs
- Um único sistema e um único acesso
- Documento vinculado ao cadastro a que pertence
- Validade calculada pelo Tipo de Documento
- Nenhuma rotina nova: a equipe segue trabalhando da mesma forma
- Conferência centralizada, com filtros e relatório
O custo de uma ferramenta nova não é a mensalidade dela. É o treinamento, o acesso, a busca em dois lugares e o dia em que alguém guarda no lugar errado.
Documentos assinados digitalmente, arquivados automaticamente
Com o +Vidas Sign, a assinatura eletrônica com validade jurídica, em padrão ICP-Brasil, acontece a partir do próprio sistema. O documento assinado é armazenado automaticamente no cadastro associado e no GED. Não existe a etapa de baixar, renomear e guardar.
Com profissionais, clientes e fornecedores.
Registradas pelos profissionais no +Vidas Care.
Todo documento gerado dentro do sistema.
Quanto mais a empresa assina digitalmente, mais o GED se consolida como o arquivo oficial da operação. E arquivo oficial é aquilo que a empresa apresenta sem procurar.
A equipe livre da papelada e dedicada ao cuidado
Solicite a expansão ao time comercial
Pelo WhatsApp, pelo e-mail ou pelo site.
Escolha a capacidade
100 GB ou 200 GB, conforme o volume do seu acervo.
Liberação em até 2 horas
No mesmo ambiente, sem migração e sem parar a operação.
Toda a documentação da sua empresa em um só lugar
O GED já está no seu +Vidas. Se o espaço acabou, ou se você quer organizar a documentação antes que ele acabe, fale com o nosso time comercial e conheça o +Vidas Docs.
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