Controle de Estoque no Home Care

Antes de qualquer movimentação existe o catálogo. No +Vidas o produto é cadastrado por tipo: medicamento, material, dieta, gases medicinais, equipamento e kit. Cada um carrega o que a operação precisa para trabalhar sem improviso: unidade padrão, unidade de prescrição, unidade fracionada, apresentação, marca, fornecedores, produto equivalente e os códigos oficiais de faturamento (TUSS, TISS, SIMPRO, GGREM). Produto sem código correto é guia rejeitada, e isso aparece no caixa.

O kit merece destaque na atenção domiciliar. Um kit de curativo ou um kit de troca de sonda é cadastrado como produto composto, mas a baixa acontece componente a componente. A equipe dispensa um item, e o estoque enxerga os cinco materiais que saíram de verdade.

Aqui está a resposta para a natureza espalhada do home care. O +Vidas trabalha com locais de estoque de cinco tipos:

Cada paciente ativo passa a ter o seu próprio estoque, com acesso direto pelo cadastro, mostrando produto, lote, validade, saldo e data da última movimentação. Transferências movem saldo entre esses locais com registro. A partir daí a empresa para de perguntar “onde foi parar” e passa a consultar.

Um sistema de estoque só vale o que vale a sua primeira contagem. O inventário do +Vidas tem duas finalidades: estabelecer o estoque inicial, quando a empresa está começando a controlar, e auditar periodicamente o que o sistema diz contra o que existe na prateleira.

A contagem é feita na grade, item a item e lote a lote, com a opção de contagem cega (o conferente não enxerga o saldo do sistema, o que elimina o vício da contagem confirmatória) e com bipagem por leitor de código de barras. Antes de processar, o sistema mostra a prévia do ajuste. Depois de processar, fica o histórico, que é a trilha de auditoria que a empresa vai precisar quando alguém questionar o número.

Esta é uma das economias de tempo mais sentidas no dia a dia. Em vez de digitar item por item, a empresa carrega o XML da NFe do fornecedor e o +Vidas lê a nota inteira: emitente, destinatário, transportador e insumos, com lote, data de fabricação e validade.

Na primeira entrada, cada produto do fornecedor é vinculado ao produto do seu catálogo, e esse vínculo fica memorizado. Da segunda nota daquele fornecedor em diante, o reconhecimento é automático. O sistema ainda trava a execução de itens fora da validade, o que impede que material vencido entre no saldo por desatenção. E as parcelas da nota alimentam o contas a pagar do fornecedor na Gestão Financeira, sem redigitação.

A posição de estoque é a tela onde o gestor vê a fotografia completa: cada produto, em cada local, em cada lote, com saldo na unidade padrão e na unidade fracionada, validade, data da última compra e custo médio unitário.

O custo é calculado por custo médio ponderado e é granular por lote, o que evita que uma compra atípica distorça o custo de toda a operação. Esse valor é o que precifica o insumo na saída para o paciente, e é ele que sustenta qualquer conversa séria sobre margem por contrato. Quando há necessidade de correção, o próprio sistema permite atualizar valores em lote por planilha, sem retrabalho manual item a item.

Toda movimentação passa por requisição, e é isso que garante que nada saia sem dono. A requisição de saída identifica a finalidade, o paciente ou o profissional beneficiário, o local de origem e se aquela saída vai para faturamento. Os itens entram de três formas: manualmente, por importação das prescrições e do plano de insumos do paciente, ou por bipagem de código de barras, sempre respeitando o saldo disponível.

A conclusão pode exigir aprovação, com conferência posterior no almoxarifado, ou execução direta, conforme o nível de controle que a empresa quer manter. A entrada de ajuste corrige o que precisa ser corrigido com registro. E a devolução, que é o movimento mais esquecido das operações em planilha, retorna o produto ao estoque e gera crédito na fatura do contratante, com trava que só permite devolver lote que teve saída anterior.

Dispensar no home care raramente é entregar uma caixa fechada. É aqui que a maioria das operações perde controle e dinheiro.

• Por produto: a saída é registrada no nome do paciente, com lote e validade, e o histórico fica no estoque dele.
• Fracionada: o produto é cadastrado com unidade padrão e unidade fracionada, e o sistema faz a conversão. Um rolo que vira centímetros, um frasco de 200 ml que vira gotas, uma caixa que vira comprimidos. A entrada continua sendo por caixa, e a dispensação acontece na unidade que a assistência realmente usa, com o custo acompanhando na mesma proporção.
• Por kit: um único item dispensado baixa todos os componentes que o compõem.
• Por periodicidade: a Gestão de Insumos aos Pacientes é o plano de abastecimento recorrente. Define-se o insumo, a quantidade, a periodicidade (quinzenal ou mensal), a data de início e a de término. O sistema passa a mostrar a data da última movimentação de cada linha, o que torna visível, sem esforço, o paciente que está com abastecimento atrasado.
• A partir do orçamento: a Solicitação de Material e Medicamento nasce do orçamento aprovado, passa por aprovação interna e gera a requisição de saída já com os itens e as quantidades orçadas, dispensando apenas o que foi contratado.

Este é o ponto que transforma controle de estoque em resultado financeiro. No +Vidas a saída de estoque nasce vinculada ao orçamento e ao contrato, e segue para o faturamento do contratante. A devolução gera crédito. O custo médio de cada lote alimenta a apuração de custo do atendimento.

O efeito prático é direto: o material que a empresa comprou, guardou, transportou e entregou deixa de ser esquecido na cobrança, e o gestor passa a enxergar a margem real de cada paciente, e não a margem estimada.

Entregar insumo em domicílio é logística, e logística sem roteiro é custo. O +Vidas permite cadastrar rotas com os seus trechos, cada um com endereço de origem e de destino, tempo estimado e horário de início. A rota é apontada no cadastro do paciente com a periodicidade de entrega (diária, quinzenal ou mensal) e passa a organizar a distribuição.

Na requisição de saída, a operação informa os volumes para entrega e emite o protocolo dos volumes. Depois registra o envio (responsável pelo transporte, volumes, peso e cubagem) e o recebimento (quem recebeu, quando e com qual observação). O ciclo da entrega fecha dentro do sistema, com comprovação, e não em uma conversa de aplicativo de mensagem.

A etiqueta é o que conecta o mundo físico ao sistema. A partir da posição de estoque, o +Vidas imprime etiquetas dos itens em modelos próprios de impressão, incluindo o formato de impressora térmica. Com o item etiquetado, o inventário é feito por bipagem, a requisição de saída é montada por leitura e o erro de digitação deixa de existir. Para quem trabalha com lote e validade, isso não é conforto, é segurança do paciente.

Controlar validade manualmente é uma disputa que a operação sempre perde. O +Vidas acompanha esse risco de forma contínua e o expõe em indicadores de leitura imediata: lotes vencidos, lotes vencendo em 30 dias, lotes sem validade informada, alerta de ressuprimento, orçamentos sem movimentação e locações vencendo.

O ponto de ressuprimento é definido por local de estoque, a partir do consumo diário, do prazo de entrega do fornecedor e da margem de segurança. Em vez de comprar por susto ou por hábito, a empresa passa a comprar quando o sistema aponta, na quantidade que a operação consome.

Cama hospitalar, concentrador de oxigênio, aspirador, cadeira de banho e monitor não são insumo, são patrimônio circulando pela cidade. No +Vidas cada equipamento é individualizado com número de patrimônio, número de série e grupo, e a locação registra em qual paciente ele está, para qual contratante, desde quando e até quando.

O sistema distingue o equipamento próprio do equipamento terceirizado, separando o valor cobrado do cliente do custo pago ao fornecedor, o que revela a margem real da locação. A locação pode ser registrada tanto pelo prontuário do paciente quanto pela tela consolidada, e encerrar uma locação preserva o histórico, em vez de apagá-lo. Os relatórios incluem a prévia financeira agrupada por paciente e o protocolo de entrega do equipamento.

No cadastro do equipamento também se define o ciclo de manutenção, com tempo para troca e para limpeza, registro de manutenções preventivas e corretivas, responsável pela execução, valor orçado, valor pago e data da próxima manutenção. É o que permite responder, com documento, se o equipamento instalado na casa do paciente está em condição de uso.

O estoque só fecha de verdade quando a ponta participa. Com o +Vidas Care, o profissional escalado acessa o prontuário do paciente pelo celular, consulta as prescrições e faz a checagem item a item, registrando o que foi realizado e, quando não foi, o motivo e a justificativa, com log no sistema.

Somado ao estoque do paciente e ao plano de insumos, isso fecha o circuito da assistência domiciliar: o que foi prescrito, o que foi efetivamente executado à beira do leito e o que existe fisicamente dentro daquela casa passam a ser lidos na mesma base, pela gestão, em tempo real.